Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

3. Alcance

Aplica a todos los datos personales que KOVERA recolecte, almacene, use, circule o suprima en desarrollo de su actividad de agencia de seguros e intermediación, por cualquier canal: sitio web, formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, reuniones presenciales o virtuales y documentos físicos. Cubre a clientes y prospectos (y a sus representantes y contactos), trabajadores, asegurados y beneficiarios de pólizas, proveedores, aliados, empleados, candidatos y visitantes del sitio web. Es de obligatorio cumplimiento para los socios, empleados y contratistas de KOVERA.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: el que no es íntimo, reservado ni público y cuyo conocimiento interesa a su titular y a cierto sector, como los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, para que un encargado los trate por cuenta del responsable.

5. Principios

KOVERA trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Calidad en que actúa KOVERA

KOVERA actúa como responsable de las bases de datos que conforma para su propia gestión: prospectos, clientes y sus contactos, proveedores, aliados, empleados, candidatos y visitantes del sitio web.

Como agencia de seguros que promueve la celebración, colocación y renovación de contratos de seguro por cuenta de las compañías aseguradoras, KOVERA también puede actuar como encargado de dichas aseguradoras cuando trata datos siguiendo sus instrucciones, por ejemplo al diligenciar solicitudes de seguro, recibir declaraciones de asegurabilidad o documentos de siniestros. En esos casos, el tratamiento se rige además por la política de datos personales de la respectiva aseguradora.

Cuando una empresa cliente entrega a KOVERA datos de sus trabajadores o de los beneficiarios de sus pólizas, la empresa cliente es responsable de esos datos frente a sus titulares y KOVERA los trata únicamente para las finalidades de aseguramiento descritas en esta política.

7. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, cargo, empresa, correo, teléfono y dirección.
• Información para cotizar y emitir pólizas: datos de la empresa, sus contratos, activos y operación y, cuando el producto lo requiere, datos de trabajadores y beneficiarios (fecha de nacimiento o edad, cargo, salario, parentesco).
• Datos financieros y de conocimiento del cliente: información exigida por las aseguradoras y por la normativa de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
• Datos sensibles: información de salud, solo cuando es indispensable para la suscripción de seguros de vida, accidentes personales o salud, o para la atención de un siniestro o accidente de trabajo.
• Datos laborales: de empleados y candidatos, como hoja de vida, formación, experiencia y afiliaciones a seguridad social.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y fecha y hora de la visita.

8. Finalidades del tratamiento

8.1 Clientes, prospectos y sus contactos

1. Atender solicitudes de información y de asesoría recibidas por el sitio web u otros canales.
2. Analizar los riesgos de la empresa, solicitar cotizaciones y presentar alternativas de aseguramiento.
3. Gestionar ante las compañías de seguros y administradoras de riesgos laborales la expedición, afiliación, modificación, renovación y cancelación de pólizas y coberturas.
4. Acompañar la reclamación y el seguimiento de siniestros.
5. Administrar la relación comercial: facturación, recaudo de primas cuando aplique, control de vigencias y atención de peticiones, quejas y reclamos.
6. Verificar la identidad y consultar listas restrictivas y vinculantes para Colombia, y cumplir las demás obligaciones legales y regulatorias de conocimiento del cliente y prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
7. Enviar información comercial, educativa o de nuevos productos relacionados con seguros y gestión de riesgos, solo si lo autorizas de forma separada. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento.
8. Medir la satisfacción y mejorar nuestros servicios y el sitio web.
9. Grabar o transcribir reuniones virtuales, previo aviso a los asistentes, para dejar registro de los requerimientos de aseguramiento.
10. Usar herramientas tecnológicas, incluidas herramientas de inteligencia artificial, para organizar la información y preparar análisis y cotizaciones, bajo supervisión humana y con las medidas de seguridad de esta política.

8.2 Trabajadores, asegurados y beneficiarios

1. Cotizar, afiliar, emitir, renovar y administrar las pólizas y coberturas de las que son asegurados o beneficiarios.
2. Gestionar reclamaciones, siniestros y accidentes de trabajo ante la aseguradora o administradora de riesgos laborales.

8.3 Proveedores y aliados

1. Seleccionar, contratar, pagar y evaluar proveedores y aliados, y cumplir obligaciones contractuales, tributarias y de prevención del lavado de activos.

8.4 Empleados y candidatos

1. Adelantar procesos de selección, vinculación, administración de nómina y seguridad social, y cumplir las obligaciones laborales.

8.5 Visitantes del sitio web

1. Operar el sitio y responder los formularios.

9. Autorización

KOVERA solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó, como marcar la casilla de aceptación del formulario web. En ningún caso el silencio se entenderá como autorización. La autorización para comunicaciones comerciales se pide por separado y es opcional. KOVERA conserva prueba de las autorizaciones.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. Datos de terceros entregados por las empresas clientes

Cuando una empresa cliente entrega a KOVERA datos de sus trabajadores, beneficiarios u otros terceros, declara y garantiza que obtuvo de ellos la autorización necesaria para que esos datos sean tratados por KOVERA y circulen hacia las aseguradoras y administradoras de riesgos laborales para las finalidades de la sección 8.2, y se obliga a entregar prueba de esa autorización cuando KOVERA o la autoridad la soliciten. Los datos sensibles de esos terceros se recogerán con autorización explícita otorgada directamente por su titular.

11. Datos sensibles

Ninguna actividad está condicionada a que entregues datos sensibles y no estás obligado a responder preguntas sobre ellos. Cuando sean necesarios, por ejemplo en declaraciones de asegurabilidad o reclamaciones, te informaremos cuáles datos son sensibles y para qué se usan, y pediremos tu autorización explícita. Estos datos solo se comparten con la aseguradora que los requiere y con las medidas de seguridad reforzadas descritas en la sección 17.

12. Datos de niños, niñas y adolescentes

Solo se tratarán cuando sean asegurados o beneficiarios de una póliza, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la otorgará su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que se valorará teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

13. Con quién compartimos tus datos

• Compañías de seguros y administradoras de riesgos laborales con las que gestionamos cotizaciones, pólizas, afiliaciones y siniestros. Reciben los datos como responsables y los tratan conforme a sus propias políticas (transferencia nacional).
• Proveedores que actúan como encargados: alojamiento del sitio web, recepción de formularios, correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería y herramientas de gestión de clientes, como Vercel (alojamiento del sitio web), Web3Forms (recepción de formularios), WhatsApp Business (mensajería) y el proveedor de correo electrónico corporativo. Algunos están ubicados fuera de Colombia, incluido Estados Unidos. Con ellos KOVERA suscribe contratos de transmisión o acepta acuerdos de tratamiento que les obligan a tratar los datos solo por cuenta de KOVERA, conforme a esta política y con medidas de seguridad y confidencialidad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
• Transferencias internacionales: solo a países con nivel adecuado de protección según la SIC, o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Autoridades que lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

KOVERA no vende ni alquila datos personales.

14. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que no se requiere.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante KOVERA.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos. No procede cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo mientras esté vigente una póliza.
• Acceder gratuitamente a tus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.

15. Área responsable y canales de atención

La Gerencia de KOVERA atiende las consultas y reclamos. Puedes escribir a info@kovera-rm.com o enviar comunicación escrita a Calle 4 No. 18-220, Medellín, indicando nombre, documento de identidad, datos de contacto, descripción de la solicitud y los documentos que quieras hacer valer. Pueden presentarla el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando esa calidad.

16. Procedimiento para consultas y reclamos

16.1 Consultas

Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recibo. Si no es posible, te informaremos antes del vencimiento los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.2 Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento)

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción que lo completes. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que entregues la información, se entenderá que desististe.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te informará.
• Recibido el reclamo completo, en máximo dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, que se mantendrá hasta que se decida.
• El reclamo se atenderá en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.3 Queja ante la SIC

Solo podrás presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante KOVERA (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

17. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluidas conexiones cifradas en el sitio web, control de accesos por usuario, acceso restringido a datos sensibles y acuerdos de confidencialidad con quienes tratan datos por cuenta nuestra. Si se presenta un incidente que ponga en riesgo la información de los titulares, KOVERA lo informará a la SIC conforme al artículo 17 literal n de la Ley 1581 de 2012 y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

18. Sitio web y cookies

El sitio usa únicamente cookies técnicas, necesarias para su funcionamiento, que puedes bloquear o eliminar desde la configuración de tu navegador. Actualmente no usa cookies de medición ni de publicidad. Si en el futuro se incorporan, se informará mediante un aviso de cookies y solo se activarán si las aceptas. Los datos que envías por el formulario de contacto se tratan solo para las finalidades de esta política.

19. Comunicaciones comerciales

Si autorizas recibir información comercial, te contactaremos solo por los canales que elijas, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., nunca domingos ni festivos. Cada comunicación incluirá una forma sencilla de dejar de recibirlas.

20. Vigencia de las bases de datos

Vencidos estos plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

21. Vigencia y cambios de esta política

Esta política rige desde el 30 de septiembre de 2026 y estará vigente mientras KOVERA realice tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente en el sitio web y por los canales de contacto disponibles antes de su aplicación. Si el cambio afecta las finalidades autorizadas, solicitaremos una nueva autorización.